Comment réduire vos délais de recrutement ?

Pourtant, ne pas laisser traîner les choses est plus essentiel que jamais. Les répercussions d’un poste qui reste vacant trop longtemps peuvent être très lourdes. Le fait de travailler en sous-effectif crée immanquablement une surcharge de travail pour vos collaborateurs, avec des risques prévisibles, comme une baisse de la QVT (qualité de vie au travail) ou un coup de mou du côté de la motivation.

Pour éviter ces problèmes en cascade, le timing du recrutement doit être soigneusement calibré. Pour vous aider à surmonter les obstacles et limiter les dégâts d’un recrutement tardif, voici plusieurs conseils signés Happy to meet you !

Pourquoi faut-il réduire ses délais de recrutement ?

Avant d’aller plus loin, il est nécessaire d’insister sur un point : dans le domaine du recrutement, le temps, c’est vraiment de l’argent. Outre l’aspect « manque de productivité » et « baisse de motivation », le temps consacré à la recherche du meilleur profil est un facteur-clé. Chaque jour passé avec un poste vacant est un jour avec des résultats financiers inférieurs à ceux espérés et un coût supplémentaire pour votre entreprise. Quand vous n’optimisez pas vos délais de recrutement, c’est littéralement de l’argent qui part.

Le sujet n’est donc pas à prendre à la légère et si les conseils qui vont suivre demandent une certaine rigueur ou une ouverture d’esprit sur des changements éventuels, ils ne sont là que pour vous aider à améliorer votre processus de recrutement sur le long terme.

Avoir des objectifs définis avant toute chose

Comme pour un braquage dans un film d’action, votre processus de recrutement doit être soigneusement planifié. Chaque élément doit avoir été pesé et discuté en amont. Cette phase de préparation vous permettra d’économiser un temps précieux dans le feu de l’action.

La première chose à établir, c’est le portrait-type du profil recherché. À ces fins, il est utile de réunir les collaborateurs qui ont leur mot à dire autour d’une table, pour discuter du profil idéal. Que ce soit sur le plan des hard skills ou des soft skills, tout doit être défini en amont. Cela permettra de trier les CV beaucoup plus rapidement et d’éviter les discussions par la suite.

Miser sur votre marque employeur

Pour réduire vos délais de recrutement, rien ne sera jamais plus efficace que la marque employeur. Si le conseil qui suit demande une certaine implication au départ, tant financière que temporelle, sur le long terme, vous avez tout à y gagner. Prendre soin de votre marque employeur vous permettra de sortir du cercle vicieux : j’ai besoin d’un profil, je cherche longtemps, je trouve. En lieu et place, vous entrerez dans un cercle vertueux du type : mon entreprise donne envie aux candidats de postuler chez elle, j’ai déjà un vivier de contacts importants et je dois moins lutter contre la concurrence pour trouver un candidat intéressant et qualifié.

Pensez donc à améliorer la qualité de vie au travail de vos salariés, à communiquer davantage sur les réseaux sociaux sur la vie interne de votre entreprise, à travailler vos valeurs pour les partager. Nous vous avons donné quelques astuces pour améliorer votre marque employeur dans un article précédent.

Penser aux entretiens vidéo pour réduire vos délais de recrutement

Toujours dans une optique de gain de temps, l’entretien vidéo peut être une excellente idée pour faire un premier tri dans les candidatures retenues. Plutôt que de devoir coordonner de nombreux rendez-vous physiques, qui nécessitent de jongler avec les disponibilités des uns et des autres, l’entretien vidéo raccourcit drastiquement les délais pour avoir votre Short List de candidats. Au passage voici quelques conseils pour bien mener un entretien de recrutement vidéo.

Rédiger une offre d’emploi parfaite

Publier une annonce peut sembler facile. Après tout, il suffit de rédiger un texte et de faire quelques clics. Mais toutes les annonces ne se valent pas. Vous devez prendre votre temps pour vous démarquer des autres et montrer que vous vous impliquez dans la recherche de votre nouveau collaborateur. Les valeurs de votre entreprise, la liste des missions qu’il devra exécuter, les collaborateurs avec qui il sera en contact, le processus de recrutement, quelques images de votre entreprise… Tous ces éléments doivent apparaître pour vous différencier.

Trop souvent, les annonces essaient de convaincre tout le monde, avec une fâcheuse conséquence : elles ne parlent à personne. Plongez-vous dans l’esprit du profil que vous recherchez et voyez quels sont les éléments susceptibles de le faire craquer. C’est de cette façon que vous publierez l’offre d’emploi idéale !

Penser aux salariés ambassadeurs pour réduire vos délais de recrutement

 Ce conseil va de pair avec une marque employeur soignée. Si vos employés se sentent bien chez vous et que vous les mettez en valeur, ils seront les premiers à vous rendre la pareille et à parler des besoins de votre entreprise à leur réseau personnel. Il ne faut pas hésiter à communiquer avec tous vos collaborateurs pour expliquer les problématiques RH que vous rencontrez. Il suffit parfois qu’un mot tombe dans la bonne oreille pour obtenir des résultats qui dépassent l’entendement.

Vous pouvez par ailleurs mettre en place une prime pour récompenser celui qui vous trouvera le candidat idéal.

Utiliser son vivier de candidats

Pour réduire les délais de recrutement, avant de commencer à chercher ailleurs, penchez-vous sérieusement sur les ressources dont vous disposez. Pour limiter le délai de vos recrutements, il ne faut pas négliger les contacts que vous auriez pu avoir précédemment. Il est possible que le candidat parfait pour le poste que vous offrez se trouve dans les candidatures reçues bien avant par votre entreprise. Pensez donc à garder tous les CV qui vous passent dans les mains (dans la limite des nouvelles lois RGPD pour les professionnels du recrutement, évidemment). Enfin, ne négligez pas les réseaux sociaux tels que LinkedIn pour garder le contact.

Passer maître dans l’art du sourcing

Parce que beaucoup sont des candidats qui s’ignorent (ou candidats passifs), il est indispensable de vous former sur les meilleures techniques du sourcing afin de dénicher et d’approcher des talents qui sont souvent déjà en poste. Connaitre les règles d’or du sourcing vous placera dans une posture proactive pour sortir du fameux schéma « post and pray » (je poste mon annonce et puis je prie pour recevoir les bonnes candidatures).

Avoir le juste degré d’évaluation pour recruter efficacement

S’il est normal de devoir tester un candidat avant de lui proposer d’intégrer votre équipe, il faut tout de même apprendre à ne pas trop en faire. Généralement, un entretien minutieux suivi d’un test ou deux sur des compétences essentielles peuvent être suffisants. Créer une batterie de tests sur plusieurs jours ne fait que rallonger les délais. À moins de devoir embaucher quelqu’un pour un poste extrêmement spécifique, l’excès risque d’être contreproductif et faire fuir des candidats qui se sentiraient sous pression dès le départ. Attention à ne pas trop en faire trop !

Etre réactif, très réactif

Cela va de soi, mais il n’est parfois pas inutile d’enfoncer une porte ouverte. Votre degré de réactivité face aux questions des candidats potentiels jouera un rôle déterminant dans vos délais de recrutement. Essayez donc, dans la mesure du possible, d’être le plus disponible durant les périodes de recrutement.

Préparer consciencieusement l’arrivée du candidat

Dernier point, la préparation de l’arrivée du candidat. Ça y est ! Vous avez trouvé la personne parfaite pour le poste qui était à pourvoir. Mais maintenant que c’est fait, vous ne devez plus perdre une minute et retrouver votre productivité optimale au plus vite. Pour ce faire, nous vous recommandons vivement d’avoir prévu tout le nécessaire.

Les outils, les mots de passe, les logiciels, les facilités promises, le badge, la place de parking, les primes éventuelles, … TOUT doit être réglé dès le départ pour que votre nouveau collaborateur puisse commencer à travailler dans les meilleures conditions, directement. Un onboarding réussi, en plus de vous faire gagner du temps, vous donnera toutes les chances d’éviter un recrutement raté et les frais que ce dernier implique.

Le sujet du recrutement et de ses délais est vaste et de nombreux conseils pourraient encore être abordés. Si vous souhaitez être conseillé ou accompagné pour trouver les meilleures pépites dans les temps les plus serrés, nous serions ravis de vous aider !