Comment impliquer les managers dans le processus de recrutement ?

Les prérequis 

Même s’il collabore avec ses managers, le recruteur conserve une place absolument centrale dans sa démarche de recrutement. C’est lui qui définit le rôle de chacun, les points d’étape et les outils à utiliser. Voici quelques idées d’éléments à mettre en place : 

• Créer des modèles d’emails et templates de documents pour les communications allant de l’entreprise vers le candidat 
• Créer des modèles de comptes rendus d’entretien, automatiser des notifications par mail des collaborateurs en interne 
• Créer une checklist et des documents pour l’onboarding 

Ainsi, tous les bons réflexes seront adoptés en interne et les enseignements mutualisés pour gagner un maximum de temps. Côté candidat, tout profil qui rentrera dans ce processus de recrutement bénéficiera ainsi d’une communication claire et homogène. 

L’importance du logiciel de recrutement

Vous l’avez compris, la centralisation de l’information et sa consultation en temps réel sont essentielles pour travailler en mode collaboratif sur le recrutement. Dans cette optique, une solution simple serait par exemple de donner accès limité au manager à votre logiciel de gestion des candidatures (ATS). Si vous avez l’ambition d’une collaboration efficace et d’une circulation de l’information fluide, veillez donc à choisir des outils RH qui permettent le travail en collectif avec de multiples accès. En 2020, à l’heure du tout numérique, il est incontournable d’opter pour un outil en mode collaboratif, accessible avec une simple connexion de partout et tout le temps. 

L’intervention du manager dans le processus de recrutement

Impliquer le manager ne veut pas dire le faire intervenir à chaque étape du recrutement car cela engendrerait de l’inertie et rallongerait certainement les prises de décisions. Les contributions du manager doivent se faire à des moments précis, pour des actions où il a le plus de valeur ajoutée, en soutien du recruteur sur les différentes étapes clés. 

Définir les attentes liées à votre recrutement

• Formaliser le besoin : cette étape initiale peut être réalisée avec une prise de brief à 360°, c’est-à-dire en demandant par exemple aux personnes proches du poste concerné de quoi elles ont besoin. La méthode des incidents critiques peut aussi être sollicitée pour identifier les comportements qui peuvent avoir un impact positif ou négatif sur ce poste et son environnement.
   
• Déduire le profil de compétences : le manager soumet au recruteur la liste des compétences métiers et les soft skills qu’il estime nécessaire. Le rôle du RH consiste ensuite à affiner cette première proposition en allant plus dans le détail et dans la mise en contexte de ces compétences.
   
• Rédiger la fiche de poste : cette étape est importante pour constituer un document fiable au plus proche de la réalité du quotidien du futur collaborateur. Le rôle du manager est donc clé et ce temps est un investissement sur la durée car ce même document lui servira de base d’évaluation du collaborateur recruté.

• Faire le persona du candidat idéal : ce portrait fictif de candidat parfait permet de déterminer les éléments attendus en termes de formation, d’expériences, de valeurs de centres d’intérêt ou de rapport au travail.
   
• Convenir des critères de sélection : même si tous les critères ont en théorie leur importance, il s’agit à cette étape de savoir quels sont les indicateurs clés et à l’inverse les concessions qu’il est possible de faire. 

Attirer les meilleurs talents

• Rédiger l’offre : cette tâche est 100% assurée par le recruteur avec le plus de réalisme possible, mais validée ensuite par le manager avant diffusion. Cette offre doit contenir un maximum d’éléments qui permettront de séduire le candidat et de l’aider à s’identifier et à se projeter dans l’entreprise. 

• Sourcer et diffuser l’offre : Une offre d’emploi sympa, c’est comme une belle boutique, si personne ne la voit, ça ne sert à rien ! Les jobboards, l’espace carrière du site de l’entreprise ou ses réseaux sociaux deviennent alors des canaux de diffusion précieux pour le recruteur et souvent décisifs dans sa démarche de recrutement pour être vu par le plus grand nombre. Attention, si la publication de l’annonce est importante, la démarche proactive de recherche de profils qualifiés l’est tout autant ! Mieux encore, impliquer le manager dans cette étape ne peut que renforcer les chances de trouver le bon candidat. Cette tâche est toutefois chronophage, c’est pourquoi bon nombre d’entreprises font de choix d’externaliser le sourcing auprès d’un cabinet de recrutement. 

Évaluer les différentes candidatures

• Filtrer les candidatures : une préqualification est nécessaire à cette étape pour épurer la liste des candidats. C’est le recruteur qui s’en charge en autonomie en s’appuyant sur une grille d’évaluation prédéfinie en amont.

• Rencontrer et évaluer les candidats : c’est à ce moment qu’entrent en scène les entretiens ! Manager et recruteur doivent clarifier leur rôle respectif afin d’être clairs et de ne pas créer de doublon dans leurs interventions. Ils sont tous les deux très complémentaires, alors autant en profiter pour explorer des choses différentes chez le candidat. 

Intégrer la nouvelle recrue 

• Accueillir votre nouveau collaborateur : en entreprise comme dans la vie personnelle, les premières heures sont très importantes lorsque l’on appréhende un nouvel environnement. Une bonne intégration permettra à votre nouvel arrivant de prendre ses marques et votre binôme recruteur/manager a un rôle évident à jouer.
   
• Placer des étapes dans le temps : pour l’entreprise comme pour le collaborateur, il est important de se projeter sur des échéances futures afin de se donner des objectifs à éteindre, mais également des points de contact réguliers qui permettront d’entretenir le lien et le dialogue. 

Analyser le recrutement en aval 

• Définir des critères de réussite et les mesurer : chaque recrutement permet d’apprendre pour se donner encore plus de chances de réussir les prochains. Une analyse permet de mesurer la qualité des candidatures reçues, de l’intégration ou encore l’implication du manager dans le process RH. Attention, il faut être vigilant à définir des critères précis pour les apprécier avec objectivité (délai du recrutement, turn-over, enquête auprès des nouveaux collaborateurs sur leur expérience candidat, etc.) 

• Faire un retour d’expérience et améliorer : La notation des critères précédents permet de constituer un feedback sur le recrutement réalisé. Ce partage peut avoir lieu entre le recruteur et le manager pour débriefer sur un recrutement précis, mais la démarche peut s’étendre avec tous les managers pour partager toutes les bonnes pratiques et les axes d’amélioration de façon transversale. 

Toutes ces étapes sont nombreuses et il est essentiel de bien les répartir au sein du binôme recruteur/manager.