Comment évaluer le coût d’un recrutement ?

Le budget dédié au recrutement pour les nuls

Mais au fait, un budget de recrutement, qu’est-ce que c’est exactement ?

Pour faire court, un budget de recrutement est une estimation annuelle exhaustive du coût global de l’embauche dans votre entreprise. Il est composé des coûts externes, tels que le prix de l’abonnement du jobboard sur lequel une annonce est diffusée, et des coûts internes, comme le salaire du recruteur en charge de dénicher la perle rare, par exemple. Mais cela ne s’arrête pas là : il faut également prévoir d’autres paramètres plus obscurs, comme les dépenses liées à l’onboarding, le budget alloué à un cabinet de recrutement si vous externaliser vos process, ou encore, les coûts imprévus résultant d’un recrutement raté. Par ailleurs, et comme si cela n’était pas déjà assez compliqué, le budget recrutement doit également correspondre à la stratégie commerciale annuelle de votre entreprise, tout en prenant en compte les projets en cours, définis généralement par un Directeur Financier. Un gros chantier donc, que vous auriez tort de prendre à la légère !

Le budget dédié au recrutement, un essentiel à ne pas négliger

Ce n’est un secret pour personne, tout recrutement nécessite une gestion budgétaire rigoureuse et spécifique aux différentes étapes du processus.

Selon des sources telles que l’APEC ou l’INSEE, le coût moyen d’un recrutement dans le secteur privé en France peut aller jusqu’à 10 000 € : une somme non négligeable dans la trésorerie annuelle d’une entreprise. Compte tenu de ce coût relativement élevé, il est donc primordial de ne pas se lancer à l’aveugle dans un processus de recrutement, et d’en évaluer les dépenses en amont.

En plus, vous savez quoi ? Notre expérience dans le métier nous a fait remarquer plus d’une fois qu’une bonne gestion du budget dédié au recrutement est intimement liée à la réussite d’une embauche… Alors ne perdez pas de temps et prenez des notes, la suite devrait vous intéresser !

Évaluer le coût d’un recrutement : mode d’emploi

Pour évaluer le coût d’un recrutement, peu importe le secteur, ou encore le statut de la nouvelle recrue, nous avons l’habitude d’appliquer la formule suivante :

Coûts internes + coûts externes/le nombre de recrutements réalisés par l’entreprise sur l’année en cours
= coût du recrutement

Découvrons l’ensemble des dépenses qui se cachent derrière ces termes.

Les coûts internes d’un recrutement

Lorsque l’on accueille un nouveau collaborateur, les dépenses sont nombreuses, et cela commence avant même son arrivée ! Pour résumer, les frais dits « internes », correspondent à l’ensemble des dépenses propres à l’entreprise.

Et l’addition commence dès que l’idée du recrutement germe dans l’esprit des dirigeants ! En effet, pour calculer les frais internes, on commencera par prendre en compte le salaire des différents recruteurs dédiés au projet. S’en suivra la comptabilisation du temps passé sur les différentes tâches du processus de recrutement. On note ainsi : la prise de brief auprès du service du futur collaborateur concernant le profil souhaité, la rédaction de l’offre d’emploi, les préqualifications téléphoniques, mais également, le temps passé durant les différents entretiens physiques.

Une fois le collaborateur embauché, la liste est encore longue ! Il ne faut donc pas oublier de prendre en compte les coûts liés à la formation du salarié, mais aussi ses équipements de fonction, tels qu’un ordinateur, un bureau, un badge d’entrée…. Et les diverses charges liées sa rémunération. En somme, des dépenses à évaluer avec le plus grand soin, avant de toutes les additionner.

Les coûts externes d’un recrutement

Après avoir calculé l’ensemble de vos frais relevant de l’interne, il est temps de passer aux dépenses relevant de l’externe. Elles correspondent à l’ensemble des outils et ressources utilisés pour recruter dans votre entreprise, mais qui n’appartiennent pas à votre entité. Par exemple, il convient de lister les frais d’annonces si vous publiez via un jobboard. Il faut également penser à d’autres coûts, notamment si vous utilisez certains logiciels d’ATS pour trier les CV, ou encore, si vous externalisez vos recrutements en passant par un cabinet de recrutement.

Plus difficile à évaluer, on compte comme frais externes à un recrutement le coût du manque à gagner le temps d’attente entre le lancement du processus de recrutement et l’arrivée effective du nouveau collaborateur, dans le cas où vous n’ouvririez pas un nouveau poste. Sur le même principe, il s’agira également d’évaluer le « coût d’improductivité », correspondant au temps nécessaire pour que le nouvel arrivant soit opérationnel sur son poste, et prenne en charge sa mission en totale autonomie.

Le budget à dédier en cas de recrutement raté

Vous l’ignorez peut-être, mais on estime que le coût d’un recrutement est démultiplié lorsque ce dernier est un échec. Eh oui, les dépenses occasionnées par une erreur de casting peuvent véritablement plomber l’ensemble d’un budget dédié au recrutement. C’est pourquoi il est nécessaire de prévoir une somme de secours, en cas d’imprévus.

En effet, certaines démarches telles que la mise en place de la procédure de rupture de la relation contractuelle, le temps passé aux entretiens bilan, ou la rédaction et l’envoi de la lettre de licenciement ou de la rupture conventionnelle, peuvent rapidement se chiffrer en milliers d’euros.

S’ajoutent à cela le versement du solde de tout compte, mais aussi la perte d’exploitation liée à la valeur ajoutée non perçue par l’entreprise pendant toute la période « d’improductivité » du salarié. Ce dernier coût correspond à la valeur ajoutée non perçue par l’entité, par rapport à l’investissement réalisé à l’arrivée du nouveau collaborateur.

Notons que la perte d’exploitation peut être estimée au minimum à 1,5 fois le salaire chargé (salaire chargé = le salaire brut, les charges patronales et les charges indirectes d’un salarié), et peut augmenter suivant l’activité de l’entreprise, le taux de marge opérationnel, et bien d’autres paramètres faisant la hantise des meilleurs Directeurs Administratifs et Financiers.

Enfin, on ne vous parle pas des coûts supplémentaires liés au lancement d’un nouveau processus de recrutement et d’intégration, pour remplacer cet échec de recrutement, et encore moins de l’impact que peut avoir un départ sur le moral des collaborateurs, et du turnover pouvant en découler…

Externaliser vos recrutements, une solution dédiée pour maîtriser votre budget

Nous l’avons donc vu, un processus de recrutement peut s’avérer très coûteux, et nécessite donc une analyse rigoureuse des divers frais en amont, afin d’éviter tous problèmes de trésorerie.

Les différentes étapes qui composent l’élaboration d’un budget de recrutement peuvent s’avérer chronophages, mais peuvent cependant être fortement réduites grâce à une solution clés en main : l’externalisation de vos recrutements par une agence de recrutement dédiée.

En effet, en faisant appel à un cabinet de recrutement, le coût de leur prestation comprend généralement une garantie de remplacement si la personne embauchée ne donnait pas satisfaction pendant la période d’essai, évitant les travers d’un recrutement raté, et les désagréments financiers qui l’accompagnent. Lorsque l’on sait que 45% des CDI chez les moins de 24 ans sont rompus avant le terme de la première année, cela donne à réfléchir…

On en discute ?