5 bonnes pratiques pour adresser un retour négatif à un candidat

L’enjeu crucial d’une réponse négative bien formulée

Face aux grands nombres de réponses reçues pour un seul et même poste à pourvoir, la tentation de ne pas répondre à chaque candidature reçue peut être grande pour un recruteur. Cependant, outre le fait que chaque candidat ait passé du temps sur cette candidature, et mérite donc un retour, il faut savoir qu’apporter une réponse, même courte, peut considérablement améliorer votre expérience candidat. On ne le répétera jamais assez, qui dit expérience candidat réussie, dit également marque employeur rayonnante !

Par ailleurs, il convient également de garder à l’esprit qu’un postulant inadapté au poste que vous proposez actuellement, peut s’avérer être la potentielle perle rare, correspondant parfaitement à votre besoin de demain. Eh oui, saviez-vous que les candidats qui n’ont jamais reçu de retour sur leur candidature de la part d’une entreprise, sont 3,5 fois plus nombreux à ne jamais retenter d’y postuler ? *

Les raisons de chouchouter les talents ayant la volonté de rejoindre votre entreprise, sans pour autant cocher toutes les qualités de vos postes à pourvoir sont donc nombreuses ! Dans ce contexte, nous vous donnons 5 conseils, pour refuser une candidature, de manière classe, empathique, et intelligente.

Découvrez nos bonnes pratiques, pour adresser un retour négatif à un candidat sans entacher votre marque employeur

1# Personnaliser les mails de refus, pour les candidats recalés avant même l’entretien de recrutement

Pour booster votre marque employeur via une expérience candidat remarquable, la première étape passe sans conteste par la personnalisation des mails de refus. Ce travail conséquent augmentera certainement le temps que vous consacrez au traitement de vos candidatures, mais reste néanmoins un investissement sans égal pour la marque employeur de votre société. En effet, avec une réponse personnalisée, le candidat se sentira considéré, et ce, peu importe le contenu de votre retour. Il se rendra compte que vous avez passé du temps à étudier son profil, et le respect que vous lui témoignez, en dira forcément beaucoup sur la façon dont vous traitez vos talents en interne.

Si le temps et les ressources vous font défaut pour personnaliser l’intégralité de vos retours candidats, la moindre des choses est de répondre tout de même, en usant de quelques astuces, bien connues des recruteurs.

D’un point de vue opérationnel, nous vous conseillons de repartir d’une trame basique, puis de la personnaliser en ajoutant les noms et prénoms du postulant. Si vous utilisez une solution d’e-mailing automatique, cela vous fera gagner du temps !

Enfin, si le candidat recalé avant même l’entretien de recrutement rebondit sur votre mail pour connaître les raisons exactes du refus de sa candidature, nous vous conseillons de lui répondre directement, afin d’afficher une fois de plus votre considération à son égard.

2# Privilégier un retour de vive voix pour les candidats les plus avancés dans le processus de recrutement

Si nous vous avons conseillé précédemment d’envoyer un mail personnalisé pour chaque candidature non retenue, sachez cependant que pour les candidats les plus avancés dans le processus de recrutement, un retour de vive voix est indispensable.

Or, user de son téléphone pour annoncer à un candidat qu’il ne décrochera pas l’emploi tant convoité dans votre entité, peut s’avérer un exercice compliqué. Toutefois, vous devez garder en tête que le talent en question a dédié du temps aux différentes étapes du processus de recrutement, et qu’il est donc plus correct de lui faire un retour par téléphone, plutôt que par mail.

De plus, en agissant ainsi, vous entretenez la relation de proximité avec le candidat, en lui consacrant du temps, et en apaisant ses potentielles interprétations, pouvant s’avérer désastreuses, lorsque l’on s’en tient à l’écrit.

Notre dernier conseil ? Préparez en amont votre discours, pour ne pas être déstabilisé par les aléas du direct J !

3# Fournir un retour constructif au candidat non retenu

Vous l’aurez compris, pour qu’un retour négatif à une candidature soit digéré le mieux possible par un talent, il s’agit avant tout de le personnaliser. Mais, pour optimiser encore un petit peu plus votre expérience candidat, ce retour doit également être constructif.

En effet, une personne postulante a besoin de sortir grandie de cet entretien, en comprenant par exemple les raisons qui vous ont amené à refuser sa candidature. Cela lui permettra de s’améliorer pour ses prochaines candidatures, et ainsi avancer dans sa recherche d’emploi. Cependant, ce fameux retour ne se fait pas de la même façon, selon l’avancement du postulant dans le processus de recrutement.

Par exemple, pour répondre de façon constructive à un candidat recalé dès la réception de son CV et / ou de sa lettre de motivation, nous vous conseillons d’envoyer un mail personnalisé comme évoqué ci-dessus, dans lequel vous lui expliquerez clairement les motifs de votre refus. De plus, vous pouvez également lui transmettre du contenu visant à l’aider à s’améliorer dans ses futures démarches. De nombreux guides au format PDF sont disponibles en ligne, afin de construire un CV gagnant et d’y éviter les erreurs, ou encore pour rédiger une lettre de motivation qui marquera les esprits .

Si votre refus concerne les compétences du candidat, qui ne correspondraient pas aux prérequis du poste, l’exercice sera plus aisé. Que la carence se situe au niveau des langues parlées, des années d’expérience en entreprise, ou encore de la maîtrise de certains logiciels précis, vous vous devez d’être honnête, et surtout factuel. En effet, si cela est spécifié en bonne et due forme sur la fiche de poste, la personne postulante s’attendra probablement à un retour négatif de votre part, et jugera donc votre décision comme logique et objective.

La situation se complique néanmoins si le candidat refusé remplit tous les critères fournis par la fiche de poste ; il s’agira donc de mettre en avant votre objectivité coûte que coûte. Pour exceller dans cette étape délicate, nous vous conseillons d’être honnête, en arguant par exemple le fait que vous préférez faire appel à un candidat avec plus d’expérience, ou encore à une personne présentant une qualité inattendue et pourtant appréciée pour ce poste.

4# Se mettre à la place du candidat refusé

Il y a une donnée à connaître impérativement, lorsque l’on décide de la manière dont on va annoncer à une personne que sa candidature est refusée : 72% des postulants ayant eu une mauvaise expérience candidat ont partagé leurs impressions sur le web*, voire directement avec quelqu’un. On ne vous apprend rien, les avis négatifs laissés en ligne par certains candidats sont les pires ennemis de votre e-réputation ! Voyons comment éviter cela à tout prix.

L’enjeu principal d’un refus constructif et bien formulé est basé sur l’expression de votre reconnaissance, de votre bonne volonté, et surtout, du bien-fondé de votre décision. Le but ultime est de ne pas froisser la personne postulante par un retour trop brut, pour conserver ce talent potentiel sur le long terme. Par ailleurs, n’oubliez pas qu’un candidat peut aussi se transformer en client : l’intérêt est donc double.

En tant que recruteur, vous devez donc vous mettre à la place du candidat. Ce dernier vous a dédié du temps, et peut-être même des jours de congés, pour vous rencontrer. Il s’est intéressé à votre entreprise, et a probablement mis beaucoup d’énergie dans la préparation des divers entretiens. Par-dessus tout, il s’est par ailleurs projeté émotionnellement, dans votre entité. Le tout est donc de ne pas trahir sa confiance, car plus la personne postulante sera enthousiaste à propos du poste à pourvoir, plus sa réaction sera tranchée, si vous la décevez par une réponse bâclée.

Cependant, pas de panique ! Il y a une grande différence entre l’animosité, et la déception. En effet, un candidat sera très probablement déçu face au refus de sa candidature, mais il n’en prendra pas forcément ombrage, si vous avez fait les choses correctement.

5# Récolter le feedback du candidat non retenu

De nos jours, le recrutement se fait dans les deux sens. Les candidats, comme les entreprises, doivent se séduire mutuellement. Nous vous conseillons donc de demander un feedback à vos postulants sur votre parcours candidats, s’ils sont particulièrement avancés dans le processus de recrutement.

En plus de vous permettre de continuellement améliorer vos process, le feedback entretiendra le lien avec le candidat, qui, une fois de plus, se sentira considéré, par le recueil de son avis. En agissant ainsi, vous lui montrez en effet que son opinion compte. Bien évidemment, notre dernière recommandation portera sur la bonne utilisation du retour du postulant, afin d’adapter si besoin votre parcours candidat, et faire briller votre marque employeur !

*Source : Lasuperagence