Assistant administratif de pôle - H/F

En tant qu’Assistant(e) dédié(e) du pôle Environnement, vous serez amené(e) à travailler de façon privilégiée avec les avocats et la juriste du pôle ainsi qu’en appui de l’équipe d’Assistantes des autres pôles. 

Ainsi, vos différentes fonctions seront les suivantes : 

Dans le cadre de notre développement, nous renforçons l’équipe Environnement et l’équipe d’assistantes du cabinet. Cela comprend :   

• Traitement administratif des dossiers du pôle 
• Saisie, établissement, mise en forme, contrôle de documents 
• Envois aux parties et clients (tout mode d’envoi courrier ou par voie dématérialisée) 
• Réception et gestion des documents émanant des clients 
• Classement des documents, informations et fonds documentaires du pôle 
• Archivage 
• Information des avocats/juristes sur l’avancement et l’exécution des taches susvisées 
• Devis et facturation : Gestion de la facturation en lien avec l’équipe comptabilité et marchés, Etablissement de devis et de factures, Planification de la facturation 
• Veille à la bonne circulation de l’information sur les dossiers et les clients  
• Suivi de l’exécution des prestations des avocats/juristes du pôle et coordination de l’activité administrative du pôle. 
• Participation aux réunions de pôle 
• Mise en place, avec l’équipe d’avocats/juristes de process optimisés de traitement des dossiers (bases de modèles, partage de bonnes pratiques,…) 
• Entretien et suivi de la relation client à l’occasion des contacts téléphoniques et des rendez-vous 
• Aide à la gestion des tâches des avocats/juristes 
• Gestion des agendas des avocats/juristes du pôle   
• Organisation des déplacements : Recueil des données de déplacement pour prise des réservations, préparation des déplacements : transmission des infos à l’avocat, mise à disposition des dossiers, indications des informations sur les lieux, … 
• Aide dans la mise à jour des références marchés 
• Propositions d’évolutions de process et autres innovations (tableaux de suivi, modèles, …) 
• Organisation et alimentation de la base de données du pôle 
• Appui aux autres assistantes sur leurs tâches courantes 

• Diplômé(e) d’une formation Assistanat, relation client ou Technique, Bac à Bac +2, vous possédez une expérience réussie dans un poste d’assistanat. 
• Votre rigueur et votre capacité à être méthodique seront essentielles pour réussir dans vos missions 
• Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux et le pack office (Word, Excel et Powerpoint) 
• Vous aimez soutenir vos collègues et le travail d’équipe vous stimule  
• Vous savez hiérarchiser les priorités et votre dynamisme vous permet de gérer les impératifs et contraintes liés aux échéances  
• Vous êtes féru(e) d’orthographe et reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles. 

Basé à Rennes près du Parc Oberthur, le Cabinet Coudray, fondé en 1983, accompagne de nombreux personnes publiques et privées (collectivités territoriales, établissements publics, entreprises publiques…) dans des missions d’assistance juridique, de conseil et de représentation en justice en droit public. Composé de 5 avocats associés, 14 avocats collaborateurs, 4 juristes, 4 assistantes, 1 assistante d’accueil, 2 gestionnaires d’appels d’offres,  1 Human Ressources & Office, 1 contrôleur de gestion et 1 RAF, le cabinet Coudray est organisé en cinq pôles, placés chacun sous la responsabilité d’un avocat associé. Ces cinq pôles (droit institutionnel public ; marchés publics , contrats et travaux publics ; urbanisme  ; environnement ; foncier) couvrent les secteurs majeurs du droit applicable aux personnes publiques. 

De bonnes raisons de rejoindre le cabinet d’avocats Coudray ?  

• Une structure moderne, en croissance et ouverte aux évolutions ! 
• Un cadre de travail idéal (locaux modernes et très récemment rénovés avec cuisine, salles de repos, terrasses au soleil, douche à disposition pour les sportifs, équipements informatiques au top) dans un quartier calme et prisé ! 
• Une équipe dynamique, soudée et mobilisée autour d’une mission pleine de sens : œuvre en faveur de l’intérêt général via l’accompagnement des personnes publiques ! 

• Poste en CDI situé dans le centre de Rennes, temps complet.
  Statut Employé 
• Tickets restaurant, Mutuelle prise en charge à 75%, PEE 
  Possibilités de télétravail